科技让我们几乎可以立即得到满足。在这个忙碌且时间极其紧张的时代，我们无法坐着等待答案——尤其是在打电话的时候。
假设你刚搬到一个新城镇，正在寻找长期租房。输入“我附近的公寓”后，你会联系第一个评价好且有空房的地方。如果他们的租赁办公室没有接听（或让你等待太久），你很可能会挂断电话，开始寻找另一套公寓。
作为一家小型企业，保持客户随时待命，同时又不模糊个人通话和工作通话之间的界限，这需要平衡。幸运的是，呼叫组是一种很好的方式，可以确保总有人接听电话。在正确的电话系统上正确使用呼叫组可以帮助您减少等待时间，节省回拨时间，并从第一次响铃开始就让客户保持参与。
以下是您应该了解的有关您的企业电话号码呼叫组的所有信息，包括好处、不同类型以及如何设置呼叫组。
什么是呼叫组？
呼叫组也称为响铃组，是一种呼叫路由策略，旨在将来电发送到一组预定的电话号码。呼叫组通常包括来自类似部门的成员，例如客户支持代表或讲西班牙语或英语的团队。
还记得上次拨 购物车 打商务电话的情形吗？如果您接通了自动 IVR，则很有可能是通过呼叫组转接的。您可能拨打了分机号以联系特定部门，该部门会呼叫该组的多名成员，直到代表接听您的电话。
作为小企业主，您还可以使用呼叫组软件配置特定规则，例如使用共享号码创建自定义优先呼叫队列。您还可以同时拨打组中的所有号码，以便代表按照先到先得的原则接听来电。
继续阅读以了解有关使用呼叫组的好处的更多信息。
使用呼叫组的好处
您的企业应该使用呼叫组的最大原因是在您的竞争对手之前吸引客户。
让我们回到公寓的例子。既然您搬到了新城市，您需要在您所在的地区寻找牙医。第一个接听您电话的诊所更有可能为您服务 – 就这么简单。如果您尝试拨打电话但被转到语音信箱，您可能会挂断电话并致电竞争对手。
呼叫组还提供以下一些好处：
- 避免丢失线索：智能寻线组让您的整个团队都有机会接听来电。任何拥有共享号码的人都会收到来电通知，直到有人接听电话。这减少了不必要的回拨，并确保不会错过任何机会。
- 响应速度更快：使用群组呼叫作为呼叫路由策略的一部分，可以更快地将呼叫者转接给客服代表。同时响铃的群组还可以减少等待时间，这是一种加快处理时间并确保更好客户体验的简化方法。
- 更具战略性的呼叫路由：使用自定义振铃组，您可以定义团队接听电话的顺序，并确保合适的团队成员首先接听电话。例如，您可能希望优先考虑更有经验的销售代表，然后再让电话逐渐流向正在接受培训的团队成员。
- 更好的呼叫分配：循环或顺序响铃组可确保每个团队成员都有平等的机会接听电话。对于需要平等机会与潜在客户联系的佣金型销售团队来说，这是一个很好的选择。呼叫组还可以分担来电的工作量，因此高于平均水平的呼叫量不会让单个代表不堪重负。
- 随时随地工作：接听 引领增长解析：协作如何推动业务成功 客户电话时，您并不总是坐在办公桌前。幸运的是，呼叫组让您摆脱办公室的束缚，让您不必一直盯着手机。如果您无法接听电话，呼叫组中的其他人可以替您接听。您还可以在VoIP 电话系统上使用呼叫组工具，这意味着您可以在笔记本电脑、平板电脑或手机上接听来电。
环状图案有何不同？
在决定如何通过振铃组分配呼叫时，您有几种选择。
- 顺序：来电首先转接给员工 A，然后转接给员工 B（如果员工 A 未接听）。如果员工 B 未接听，则电话转接给员工 C（依此类推）。
- 同时：来电同时响铃员工 A、员工 B 和员工 C。电话持续响铃，直到有人接听或呼叫者挂断。
- 循环：来电将转给下一个“排队”接听的代表。例如，如果员工 A 接听了上一个电话，下一个电话将首先转给员工 B。如果员工 B 没有接听，则将转给员工 C（依此类推）。
- 随机：电话按随机顺序响铃员工 A、B 和 C，直到有人接听。
请记住，您还可以使用OpenPhone 等虚拟电话解决方案自定义振铃时长和振铃顺序。
那么，呼叫组如何运作？
使用 VoIP 软件可以轻松设置呼叫组。
让我们以 OpenPhone 为例，因为我们是一个具有多个群组通话选项的虚拟电话服务。您所要做的就是自定义电话号码设置来管理团队的通话流程。
工作原理如下：
- 为团队成员分配特定电话号码：注册我们的七天免费试用版后，您可以为团队中的特定同事分配直拨电话号码。然后，您可以创建共享号码并将其分配给成员，这样每个人都可以共享一个电话号码。在我们的入门计划中，您最多可以添加 10 名成员，在我们的商业计划中，您可以为共享号码添加无限数量的成员。
- 指示电话号码何时可接听来电：使用 OpenPhone，您可以为每个电话号码设置营业时间，这样当您的公司下班时，客户就会转到语音信箱。但是，特定的同事可以在 OpenPhone 中设置自己的工作时间表，这样他们只能在预定的轮班期间接听电话。如果他们暂时无法接听（例如外出吃午饭），他们可以启用“请勿打扰”以阻止来电响铃他们的设备。
- 使用共享号码指定响铃顺序： OpenPhone 提供三种响铃顺序：同时响铃、随机响铃或自定义响铃（更多信息见下文）。您可以通过设置我们商业计划中提供的自定义响铃顺序来确定哪些组优先接听电话。您还可以通过提供更长的响铃时间来确定某些个人的优先顺序，这意味着一些同事比其他同事有更多的时间接听电话。
- 队友根据响铃顺序接听来电：您的新呼叫组设置已准备就绪。任何来电都会按指定顺序响铃代表，直到有人接听电话（如果在工作时间以外，则转到语音信箱）。
如何在 OpenPhone 中轻松设置呼叫组
OpenPhone 可以帮助您根据自己的喜好自定义呼叫组响铃顺序。这可以让您的团队更好地控制来电，并确保客户不会长时间等待。
如下介绍如何在 OpenPhone 中轻松设置呼叫组。
邀请团队成员
首先，您可以从管理仪表板的“成员”部分将团队成员添加到 OpenPhone 。您可以让他们选择一个新的专用电话号码，或授予他 新加坡电话号码 们对工作区中现有电话号码的共享访问权限。
请记住，您的同事可以使用 OpenPhone 的多个电话号码。无论您的企业需要跨不同区号的本地号码，还是希望让国际客户更轻松地拨打电话，每位新成员都可以获得一个免费的本地或免费电话号码，这样他们就可以更快地完成工作。
设定营业时间和工作时间表
现在是时候自定义具体的营业时间并设置同事的工作时间表了。
- 从仪表板的“电话号码”部分向特定 OpenPhone 号码添加营业时间。
- 选择您想要添加营业时间的特定电话号码。
- 向下滚动到“呼叫流程”部分并启用营业时间。